Handleiding De website voor het online ontwerpen van webformulieren www.formdesk.nl Bezoekers eigen invoer laten onderhouden U heeft de mogelijkheid de bezoekers hun eigen invoer bij te laten houden. Bij het oproepen van uw formulier zal dan eerst een scherm worden getoond waar bezoekers op uw formulier kunnen inloggen middels een naam en wachtwoord. Tenzij u deze wachtwoorden zelf aanmaakt of importeert dient een nieuwe bezoeker zich te registreren middels een knop op het inlogscherm. Technisch gesproken zorgt u er op deze manier voor dat uw bezoekers hun eigen records onderhouden in uw database van invoerresultaten. Dit document behandelt de volgende onderdelen: Waar stel ik dit in? De bezoeker Bezoekersgegevens achterhalen Bezoekersgegevens aanmaken en wijzigen Bezoekersgegevens importeren Voorbeelden   Waar stel ik dit in? Bewerk uw formulier, ga naar het tabblad 'Instellingen', onderdeel 'Algemeen', en zet de optie 'Bezoeker dient eigen invoer te kunnen onderhouden' aan zoals hieronder is afgebeeld.   De bezoeker Een nieuwe bezoeker kan zich met de aanmeld knop, die verschijnt bij het oproepen van het formulier, zelf registreren. Deze bepaalt zelf zijn gebruikersnaam en wachtwoord. U kunt deze registratieknop echter ook uitschakelen en zelf de bezoeker gegevens aanmaken of importeren. Zie de hoofdstukken daarover verder in dit document. Bezoekers worden door Formdesk geregistreerd op accountniveau. Dit houdt in dat bezoekers die zich op een formulier registreren, op alle (inlog)formulieren in uw account kunnen inloggen. Helaas is het nog niet mogelijk om bezoekers te verwijderen. Indien u een bezoeker de toegang wilt ontzeggen dan kunt u dat doen door het wachtwoord van de bezoeker te wijzigen.   Bezoekersgegevens achterhalen In het overzicht van invoerresultaten vindt u een kolom 'Bezoeker' waarin de naam van de bezoeker staat met een koppeling naar het e-mail adres. De gebruikersnaam en het wachtwoord staan hier niet bij, deze staan echter wel in het bestand van de invoerresultaten die u kunt downloaden.   Bezoekersgegevens aanmaken en wijzigen U kunt handmatig bezoekers aanmaken door te doen wat een nieuwe bezoeker zelf zou doen, namelijk op de Aanmeld knop te klikken bij het openen van het formulier. Aangezien bezoekers niet op formulier maar op account niveau worden geregistreerd kunt u deze nieuwe bezoeker registreren op elk willekeurig formulier waarbij de bezoeker de eigen invoer moet kunnen onderhouden. Met de (gedownloade) inloggegevens kunt u zelf op het formulier inloggen als ware u zelf de bezoeker van uw formulier. Indien u voor dit formulier heeft aangegeven dat de bezoekers hun persoonlijke gegevens moeten kunnen aanpassen, kunt u dit via deze zelfde weg doen. Naast deze handmatige methode kunnen bezoekers aangemaakt/gewijzigd worden door ze te importeren, zoals wordt uitgelegd in het volgend hoofdstuk.   Bezoekersgegevens importeren U kunt bezoekers vanuit een Excel bestand importeren met de knop 'Import' in het resultaten overzicht. Om te voorkomen dat niet geïmporteerde personen uw formulier invullen, kunt u de vraag Moeten nieuwe bezoekers zich kunnen aanmelden? op Nee zetten. Voor het inlezen van bezoekers kunt u de volgende kolomkoppen in uw Excel bestand opnemen: - _FD_USER - Naam bezoeker (is verplicht, tenzij de bezoeker reeds bestaat) - _FD_EMAIL - Email adres bezoeker (is verplicht, tenzij de bezoeker reeds bestaat) - _FD_USRNM - Gebruikersnaam (is optioneel, indien niet aanwezig zal Formdesk er één o.b.v. _FD_USER genereren) - _FD_PSSWRD - Wachtwoord (is optioneel, indien niet aanwezig zal Formdesk er één o.b.v. 6 willekeurige tekens genereren) Daarnaast mag uw Excel bestand natuurlijk ook gegevens bevatten die in het formulier zelf ingelezen moeten worden. Koppelen aan bestaande bezoekers Als een reeds bestaande combinatie van gebruikersnaam en wachtwoord wordt ingelezen, dan zal deze gekoppeld worden aan de bestaande bezoeker. Voor elke bezoeker wordt een uniek kenmerk aangemaakt. Bij het downloaden komt dit kenmerk mee. U kunt dit gedownloade kenmerk ook meegeven in het importbestand. De in te lezen gegevens worden dan o.b.v. dit kenmerk gekoppeld aan de gebruiker. Indien u naast dit kenmerk ook andere bezoekersgegevens meegeeft zullen deze worden overschreven. Groeps e-mail Wilt u m.b.v. een groeps e-mailbericht de geïmporteerde gebruikersnamen en wachtwoorden communiceren dan gebruikt u in het bericht de systeemcodes [_fd_username] en [_fd_password]. U kunt in uw bericht ook een link opnemen waarmee de bezoeker direct in zijn/haar formulier komt door de gebruikersnaam en het wachtwoord in de url op te nemen: www.formdesk.com/myfolder/myform?username=[_fd_username]&password=[_fd_password] Voor meer informatie, bekijk de handleiding over het importeren.   Voorbeelden De functie waarmee bezoekers hun eigen invoer kunnen onderhouden laat zich het best uitleggen met behulp van een tweetal voorbeelden. Het eerste voorbeeld gaat uit van de situatie waarbij men maar 1 exemplaar van het formulier invult en onderhoudt (1 record in de database) terwijl het tweede voorbeeld uitgaat van de situatie waarbij men meerdere exemplaren van het formulier invult en onderhoudt (meerdere records in de database).   Voorbeeld met een enkel te onderhouden invoer Voorbeeldcase waar slechts een enkel exemplaar van een formulier gebruikt wordt: U als bekend Automobielclub wil graag gegevens van campings en pensions publiceren. In plaats van schriftelijke enquêtes te versturen, verstuurt u enige tijd voor de publicatie (bijvoorbeeld met de optionele module Groeps e-mail) een e-mail met het verzoek gegevens up-to-date te brengen, zodat de correct gegevens in de publicatie komen. De eigenaar van de camping logt in, en werkt zijn gegevens bij. Stap 1 Maak een formulier waarop alle relevante gegevens ingevuld kunnen worden. Stap 2 Vink op het tabblad Instellingen bij het onderdeel Algemeen de optie aan zoals hieronder is afgebeeld. Dit opent een nieuw venster. Beantwoord de vraag 'Mag een bezoeker uw formulier meerdere malen invullen?' met 'slechts één': Bekijk het voorbeeldformulier (gebruik om in te loggen 'demo' als gebruikersnaam en wachtwoord).   Voorbeeld met meerdere te onderhouden invoeren Voorbeeldcase waar meerdere versies van een formulier gebruikt worden. Dit houdt in dat een formulier meerdere malen door dezelfde gebruiker kan worden ingevoerd en onderhouden. Stel: U bent voorzitter van een rassenvereniging. U wilt graag dat fokkers die bij u zijn aangesloten zelf kunnen aangeven dat zij nieuwe pups hebben. Zij kunnen per nest (door per nest een formulier in te vullen) aangeven wie de ouders zijn, hoeveel pups er nog beschikbaar zijn enzovoort. Indien een pup niet meer beschikbaar is, wijzigt uw bezoeker de betreffende invoer. Een nest welke geen pups meer heeft kan eenvoudig weer worden verwijderd door het ingevulde formulier (record in de database) te verwijderen. Stap 1 Maak een formulier waarop alle relevante gegevens ingevuld kunnen worden. Stap 2 Beantwoord op het tabblad Instellingen de vraag ‘Bezoeker dient eigen invoer te kunnen onderhouden’ met ‘Ja’ en klik op de knop ‘Instellingen’. Dit opent een nieuw venster. Beantwoord de vraag 'Mag een bezoeker uw formulier meerdere malen invullen?' met 'Meerdere'. Als een bezoeker reeds formulieren heeft ingevuld, krijgt deze na het inloggen een overzicht met de reeds ingevulde formulieren. Onderaan dit venster kunt u aangeven welke vragen zichtbaar moeten zijn in dit overzicht. Bekijk het voorbeeldformulier (gebruik om in te loggen 'demo' als gebruikersnaam en wachtwoord).